COMPRAS

Gerencia todas as Requisições, Cotações e Pedidos de Compras a serem realizadas na empresa com o controle de aprovação e envio de pedido automático ao fornecedor por e-mail. Este módulo possibilita que a empresa possa gerenciar a rastreabilidade de seus Pedidos de Compras por meio de Requisições e Cotações, que podem ser vinculadas ao pedido final.
O Sistema JOTEC possui ferramentas que analisam necessidades de compras e melhores fornecedores para compras, auxiliando ao máximo a empresa em realizar uma compra com os melhores valores e prazos de acordo com os dados do sistema.

Rotinas Principais

  • Integração das Requisições/Cotações e pedido de compra
    Por ser um Sistema totalmente Integrado, o usuário tem a opção de utilizar o passo a passo do processo de compras, ou seja:

    • Criar uma ou mais requisições;
    • Vincular uma ou mais requisições a uma cotação;
    • Vincular uma ou mais cotações ao Pedido de Compras, que será abastecido com todas as informações necessárias.
  • Gera requisição
    Para as empresas que controlam requisições automáticas de produtos, o sistema disponibiliza a rotina “Gera Requisição”. No cadastro de produto, a empresa definirá o estoque mínimo que ao Gerar a Requisição automática, serão comparadas as reservas de produtos com a quantidade de estoque mínimo e informará uma quantidade necessária para a compra.
  • Gera Cotação Automática
    Se a empresa controla cotações automáticas, o sistema disponibiliza uma rotina para gerar cotações baseando-se nas requisições APROVADAS. Essa rotina verifica os produtos que necessitam de cotação e prepara cotações para os últimos fornecedores dos produtos (até 20 fornecedores por produto). Após o processo, deverão ser preenchidos os valores e prazos dentro do cadastro da cotação, que serão informados pelos próprios fornecedores.
  • Gera pedido
    Baseando-se em requisições aprovadas no sistema, a rotina Gera Pedido faz o cadastro de pedidos de compras no sistema, levando em consideração os melhores preços cotados, de cotações com valor diferente de zero e data de validade maior ou igual a data atual. Caso o usuário selecione a opção “Seleciona Cotação Específica”, o sistema não irá considerar a análise de melhor valor, passando a considerar apenas as cotações informadas. Os pedidos serão gerados com status “A aprovar”.
  • Necessidade de compra
    Através das “Ordens de Produção” geradas no módulo Produção, o usuário tem a possibilidade de gerar requisições, cotações e pedidos de compra automaticamente para produtos com saldo insuficiente para produção.
  • Baixa/estorno de pedidos
    Quando o pedido de compra não for informado na entrada da Nota Fiscal através do módulo E.L.P.R., o usuário pode realizar a baixa manual do pedido, podendo ser baixa total ou parcial. Para isso o pedido deve estar com status “Aprovado” e somente o usuário aprovador pode fazer a baixa do pedido.
  • Baixa automática do pedido
    Quando o pedido de compra for informado em um registro de entrada do módulo E.L.P.R., o sistema faz a baixa automaticamente, sendo total ou parcial atualizando seu status para “Atendido Total” ou “Atendido Parcial”. Para empresas que fazem entrada de Nota Fiscal via arquivo XML, o sistema também pode fazer a baixa automática do pedido, atualizando seu status para “Atendido Total” ou “Atendido Parcial”, desde que venha informado no XML o número do pedido cadastrado no Sistema JOTEC.
  • Gera previsão financeira
    Ao cadastrar o pedido de compra, o usuário pode visualizar em tela a previsão financeira gerada pelo pedido no módulo Fluxo de Caixa por meio de relatórios específicos. Para isso, o pedido de compra deve estar com status “Aprovado” e forma de pagamento informada.
  • Previsão de movimentos futuros
    Para facilitar a consulta de saldo de produtos em estoque, o JOTEC permite ao usuário fazer uma consulta de saldo e disponibilidade de produtos, baseando-se em pedidos de compras já cadastrados. Assim o vendedor saberá quanto e quando poderá entregar seu produto com tempo mais preciso.
  • Quantidade pendente de compras
    O sistema disponibiliza um controle sobre as quantidades ainda não atendidas (status Aprovado) ou atendidas parcialmente (status Atendido Parcial) pelos fornecedores, informando a quantidade dos produtos que estão em aberto.
  • Baixa de pedido de consumo
    Para pedidos que não devem constar na Previsão Financeira (Fluxo de Caixa) por se tratarem de Materiais de Consumo, o sistema disponibiliza o status “Consumo Aprovado”. Assim, não haverão previsões financeiras para esses pedidos e qualquer usuário poderá fazer a baixa dos mesmos. Muitas empresas controlam separadamente os materiais utilizados para seu próprio consumo e os mesmos não devem ser apresentados em sua previsão financeira. Devido a isso, o sistema disponibiliza os status “Consumo” e “Consumo Aprovado”. A baixa destes pedidos pode ser realizada em lote e não é apresentada nas previsões financeiras da empresa.
  • EDI
    Quando a mesma empresa possui mais de uma base no Sistema JOTEC e essas bases representam empresas diferentes, MATRIZ e FILIAL, é possível transmitir e recepcionar pedidos de venda e compra entre as diferentes bases automaticamente por meio de um arquivo chamado EDI. Com este arquivo, o processo de compra dos materiais entre as bases se torna muito mais ágil.

Consultas em Tela

  • Consulta de fornecedores
    Apresenta em tela as principais informações cadastrais dos fornecedores, permitindo realizar rápidas consultas.
  • Consulta de produtos
    Apresenta em tela as principais informações cadastrais dos produtos, permitindo realizar rápidas consultas em seu estoque, visualizar o total de entradas e saídas do produto no mês, visualizar a foto do produto, últimas compras dos últimos fornecedores, entre outras.
  • Consulta de produtos por fornecedor
    Mostra em tela os produtos adquiridos pela empresa junto ao fornecedor, informando o Total Geral das compras e detalhando cada produto que foi comprado com as informações de: data da compra, quantidade comprada, valor total, número do pedido de compra, entre outros. O relatório pode ser impresso em formato Sintético (resumido) ou Analítico (detalhado).
  • Consulta de requisição
    Mostra em tela todas as requisições cadastradas no sistema de acordo com o i ltro escolhido pelo usuário, tais como: data da requisição, status da requisição (pendente, aprovada ou negada), entre outros.
  • Consulta de requisição por produtos
    Esta rotina apresentará em tela todas as cotações que estão vinculadas ao produto solicitado, apresentando valores do produto em cada cotação.
  • Consulta de cotação por produto
    Assim como a rotina de Consulta de Requisições, esta rotina apresentará em tela todas as requisições que estão vinculadas ao produto solicitado, seja qual for o status da requisição.
  • Consulta situação dos pedidos pendentes
    Analisa e apresenta em tela a situação de todos os pedidos que ainda não foram totalmente atendidos, permitindo a alteração do pedido na mesma tela de consulta.
  • Previsão financeira
    Analisa todos os pedidos que foram aprovados e que possuem forma de pagamento dei nida para apresentar em tela uma previsão financeira de Duplicatas a Pagar.

Relatórios Principais

  • Relatório de cotações
    Este relatório apresenta todas as cotações inseridas no sistema, podendo filtrar os dados por código de cotação ou data. Assim como o relatório de requisições também pode ser gerado em arquivo TXT ou PDF.
  • Envio de cotação por e-mail
    Ao gerar um relatório gráfico de cotações, o usuário tem a opção de enviar ao fornecedor via e-mail. Para isso, o campo e-mail no cadastro do fornecedor deve estar preenchido corretamente e os dados de e-mail da empresa devem estar atualizados no Arquivo/Empresa do módulo Faturamento. Para produtos que contém receitas de produção cadastradas no módulo Estoque, o JOTEC disponibiliza a opção de anexar arquivos em formato PDF no cadastro dessas receitas. Caso isso seja feito, o mesmo anexo também pode ser enviado junto a cotação para o fornecedor
  • Relatório de requisições
    Apresenta todas as requisições cadastradas por meio de arquivo TXT ou PDF com a possibilidade de filtrar por código de requisição inicial e final.
  • Relatório de pedidos de compras
    Exibe todos os pedidos de compras cadastrados no sistema com a possibilidade de ordená-los por código de pedido, código de fornecedor ou data de entrega facilitando a localizações dos dados. Possibilita também filtrar por status do pedido, data de entrega, fornecedor ou número de pedido.
  • Envio de pedido de compras por e-mail
    Ao emitir o relatório dos pedidos de compras em formato gráfico, existe a opção de realizar o envio automático do arquivo em formato PDF via e-mail ao fornecedor.
  • Relatório de análise de produtos e compras
    Analisa e exibe por meio de um relatório, os produtos que estejam com quantidade negativa em seu estoque ou abaixo de seu estoque mínimo e também os pedidos de compra já cadastrados para repor esses produtos, criando assim uma rotina que orienta na compra de produtos que podem zerar seu estoque.
  • Relatório de situação dos pedidos pendentes
    Apresenta as informações dos pedidos que ainda não foram atendidos ou que foram atendidos parcialmente. Os dados apresentados são: número do pedido, data do pedido, situação atual do pedido, nome do fornecedor, valor do pedido e data prevista para entrega.
  • Relatório de últimas compras
    Apresenta as últimas compras efetuadas, possibilitando filtrar os dados por data da compra e por código de produto. O relatório apresenta data de emissão do pedido de compras, nome do fornecedor, quantidade adquirida, preço unitário e porcentagem do imposto de ICMS.
  • Relatório de cotação por produto
    Apresenta todas as cotações cadastradas filtrando por um determinado produto, facilitando uma análise individual das cotações geradas para os produtos.

Geradores de Relatórios Padrão JOTEC

  • Gera Relatório Personalizado para fornecedor
    O sistema disponibiliza esta ferramenta para que o usuário crie seus próprios relatórios em formato padrão JOTEC, selecionando todas as opções referentes ao cadastro de fornecedores, permitindo imprimir em arquivo TXT ou PDF.
  • Gera relatórios personalizado por pedidos
    O sistema disponibiliza esta ferramenta para que o usuário crie seus próprios relatórios em formato padrão JOTEC, selecionando todas as opções referentes ao cadastro de Pedidos de Compras, podendo visualizar seus totais ao i nal do relatório, permitindo imprimir em arquivo TXT ou PDF.
COMPRAS

COMPRAS

Gerencia todas as Requisições, Cotações e Pedidos de Compras a serem realizadas na empresa com o controle de aprovação e envio de pedido automático ao fornecedor por e-mail. Este módulo possibilita que a empresa possa gerenciar a rastreabilidade de seus Pedidos de Compras por meio de Requisições e Cotações, que podem ser vinculadas ao pedido final.
O Sistema JOTEC possui ferramentas que analisam necessidades de compras e melhores fornecedores para compras, auxiliando ao máximo a empresa em realizar uma compra com os melhores valores e prazos de acordo com os dados do sistema.

Rotinas Principais

  • Integração das Requisições/Cotações e pedido de compra
    Por ser um Sistema totalmente Integrado, o usuário tem a opção de utilizar o passo a passo do processo de compras, ou seja:

    • Criar uma ou mais requisições;
    • Vincular uma ou mais requisições a uma cotação;
    • Vincular uma ou mais cotações ao Pedido de Compras, que será abastecido com todas as informações necessárias.
  • Gera requisição
    Para as empresas que controlam requisições automáticas de produtos, o sistema disponibiliza a rotina “Gera Requisição”. No cadastro de produto, a empresa definirá o estoque mínimo que ao Gerar a Requisição automática, serão comparadas as reservas de produtos com a quantidade de estoque mínimo e informará uma quantidade necessária para a compra.
  • Gera Cotação Automática
    Se a empresa controla cotações automáticas, o sistema disponibiliza uma rotina para gerar cotações baseando-se nas requisições APROVADAS. Essa rotina verifica os produtos que necessitam de cotação e prepara cotações para os últimos fornecedores dos produtos (até 20 fornecedores por produto). Após o processo, deverão ser preenchidos os valores e prazos dentro do cadastro da cotação, que serão informados pelos próprios fornecedores.
  • Gera pedido
    Baseando-se em requisições aprovadas no sistema, a rotina Gera Pedido faz o cadastro de pedidos de compras no sistema, levando em consideração os melhores preços cotados, de cotações com valor diferente de zero e data de validade maior ou igual a data atual. Caso o usuário selecione a opção “Seleciona Cotação Específica”, o sistema não irá considerar a análise de melhor valor, passando a considerar apenas as cotações informadas. Os pedidos serão gerados com status “A aprovar”.
  • Necessidade de compra
    Através das “Ordens de Produção” geradas no módulo Produção, o usuário tem a possibilidade de gerar requisições, cotações e pedidos de compra automaticamente para produtos com saldo insuficiente para produção.
  • Baixa/estorno de pedidos
    Quando o pedido de compra não for informado na entrada da Nota Fiscal através do módulo E.L.P.R., o usuário pode realizar a baixa manual do pedido, podendo ser baixa total ou parcial. Para isso o pedido deve estar com status “Aprovado” e somente o usuário aprovador pode fazer a baixa do pedido.
  • Baixa automática do pedido
    Quando o pedido de compra for informado em um registro de entrada do módulo E.L.P.R., o sistema faz a baixa automaticamente, sendo total ou parcial atualizando seu status para “Atendido Total” ou “Atendido Parcial”. Para empresas que fazem entrada de Nota Fiscal via arquivo XML, o sistema também pode fazer a baixa automática do pedido, atualizando seu status para “Atendido Total” ou “Atendido Parcial”, desde que venha informado no XML o número do pedido cadastrado no Sistema JOTEC.
  • Gera previsão financeira
    Ao cadastrar o pedido de compra, o usuário pode visualizar em tela a previsão financeira gerada pelo pedido no módulo Fluxo de Caixa por meio de relatórios específicos. Para isso, o pedido de compra deve estar com status “Aprovado” e forma de pagamento informada.
  • Previsão de movimentos futuros
    Para facilitar a consulta de saldo de produtos em estoque, o JOTEC permite ao usuário fazer uma consulta de saldo e disponibilidade de produtos, baseando-se em pedidos de compras já cadastrados. Assim o vendedor saberá quanto e quando poderá entregar seu produto com tempo mais preciso.
  • Quantidade pendente de compras
    O sistema disponibiliza um controle sobre as quantidades ainda não atendidas (status Aprovado) ou atendidas parcialmente (status Atendido Parcial) pelos fornecedores, informando a quantidade dos produtos que estão em aberto.
  • Baixa de pedido de consumo
    Para pedidos que não devem constar na Previsão Financeira (Fluxo de Caixa) por se tratarem de Materiais de Consumo, o sistema disponibiliza o status “Consumo Aprovado”. Assim, não haverão previsões financeiras para esses pedidos e qualquer usuário poderá fazer a baixa dos mesmos. Muitas empresas controlam separadamente os materiais utilizados para seu próprio consumo e os mesmos não devem ser apresentados em sua previsão financeira. Devido a isso, o sistema disponibiliza os status “Consumo” e “Consumo Aprovado”. A baixa destes pedidos pode ser realizada em lote e não é apresentada nas previsões financeiras da empresa.
  • EDI
    Quando a mesma empresa possui mais de uma base no Sistema JOTEC e essas bases representam empresas diferentes, MATRIZ e FILIAL, é possível transmitir e recepcionar pedidos de venda e compra entre as diferentes bases automaticamente por meio de um arquivo chamado EDI. Com este arquivo, o processo de compra dos materiais entre as bases se torna muito mais ágil.

Consultas em Tela

  • Consulta de fornecedores
    Apresenta em tela as principais informações cadastrais dos fornecedores, permitindo realizar rápidas consultas.
  • Consulta de produtos
    Apresenta em tela as principais informações cadastrais dos produtos, permitindo realizar rápidas consultas em seu estoque, visualizar o total de entradas e saídas do produto no mês, visualizar a foto do produto, últimas compras dos últimos fornecedores, entre outras.
  • Consulta de produtos por fornecedor
    Mostra em tela os produtos adquiridos pela empresa junto ao fornecedor, informando o Total Geral das compras e detalhando cada produto que foi comprado com as informações de: data da compra, quantidade comprada, valor total, número do pedido de compra, entre outros. O relatório pode ser impresso em formato Sintético (resumido) ou Analítico (detalhado).
  • Consulta de requisição
    Mostra em tela todas as requisições cadastradas no sistema de acordo com o i ltro escolhido pelo usuário, tais como: data da requisição, status da requisição (pendente, aprovada ou negada), entre outros.
  • Consulta de requisição por produtos
    Esta rotina apresentará em tela todas as cotações que estão vinculadas ao produto solicitado, apresentando valores do produto em cada cotação.
  • Consulta de cotação por produto
    Assim como a rotina de Consulta de Requisições, esta rotina apresentará em tela todas as requisições que estão vinculadas ao produto solicitado, seja qual for o status da requisição.
  • Consulta situação dos pedidos pendentes
    Analisa e apresenta em tela a situação de todos os pedidos que ainda não foram totalmente atendidos, permitindo a alteração do pedido na mesma tela de consulta.
  • Previsão financeira
    Analisa todos os pedidos que foram aprovados e que possuem forma de pagamento dei nida para apresentar em tela uma previsão financeira de Duplicatas a Pagar.

Relatórios Principais

  • Relatório de cotações
    Este relatório apresenta todas as cotações inseridas no sistema, podendo filtrar os dados por código de cotação ou data. Assim como o relatório de requisições também pode ser gerado em arquivo TXT ou PDF.
  • Envio de cotação por e-mail
    Ao gerar um relatório gráfico de cotações, o usuário tem a opção de enviar ao fornecedor via e-mail. Para isso, o campo e-mail no cadastro do fornecedor deve estar preenchido corretamente e os dados de e-mail da empresa devem estar atualizados no Arquivo/Empresa do módulo Faturamento. Para produtos que contém receitas de produção cadastradas no módulo Estoque, o JOTEC disponibiliza a opção de anexar arquivos em formato PDF no cadastro dessas receitas. Caso isso seja feito, o mesmo anexo também pode ser enviado junto a cotação para o fornecedor
  • Relatório de requisições
    Apresenta todas as requisições cadastradas por meio de arquivo TXT ou PDF com a possibilidade de filtrar por código de requisição inicial e final.
  • Relatório de pedidos de compras
    Exibe todos os pedidos de compras cadastrados no sistema com a possibilidade de ordená-los por código de pedido, código de fornecedor ou data de entrega facilitando a localizações dos dados. Possibilita também filtrar por status do pedido, data de entrega, fornecedor ou número de pedido.
  • Envio de pedido de compras por e-mail
    Ao emitir o relatório dos pedidos de compras em formato gráfico, existe a opção de realizar o envio automático do arquivo em formato PDF via e-mail ao fornecedor.
  • Relatório de análise de produtos e compras
    Analisa e exibe por meio de um relatório, os produtos que estejam com quantidade negativa em seu estoque ou abaixo de seu estoque mínimo e também os pedidos de compra já cadastrados para repor esses produtos, criando assim uma rotina que orienta na compra de produtos que podem zerar seu estoque.
  • Relatório de situação dos pedidos pendentes
    Apresenta as informações dos pedidos que ainda não foram atendidos ou que foram atendidos parcialmente. Os dados apresentados são: número do pedido, data do pedido, situação atual do pedido, nome do fornecedor, valor do pedido e data prevista para entrega.
  • Relatório de últimas compras
    Apresenta as últimas compras efetuadas, possibilitando filtrar os dados por data da compra e por código de produto. O relatório apresenta data de emissão do pedido de compras, nome do fornecedor, quantidade adquirida, preço unitário e porcentagem do imposto de ICMS.
  • Relatório de cotação por produto
    Apresenta todas as cotações cadastradas filtrando por um determinado produto, facilitando uma análise individual das cotações geradas para os produtos.

Geradores de Relatórios Padrão JOTEC

  • Gera Relatório Personalizado para fornecedor
    O sistema disponibiliza esta ferramenta para que o usuário crie seus próprios relatórios em formato padrão JOTEC, selecionando todas as opções referentes ao cadastro de fornecedores, permitindo imprimir em arquivo TXT ou PDF.
  • Gera relatórios personalizado por pedidos
    O sistema disponibiliza esta ferramenta para que o usuário crie seus próprios relatórios em formato padrão JOTEC, selecionando todas as opções referentes ao cadastro de Pedidos de Compras, podendo visualizar seus totais ao i nal do relatório, permitindo imprimir em arquivo TXT ou PDF.
COMPRAS